Что такое управленческий учет: как его внедрить и автоматизировать?

Система управленческого учета | контролируем бизнес каждый день

Что такое управленческий учет: как его внедрить и автоматизировать?

Практически каждый руководитель рано или поздно приходит к необходимости принимать решения наугад — просто потому, что без грамотной системы учета управленческой деятельности поиск нужных данных может требовать слишком много усилий.

Более того, нередко та информация, которая все же находится вовремя, оказывается чрезмерно объемной, неструктурированной — а иногда и вовсе недостоверной. Только представьте, что вам пришлось бы дать оценку финансовой эффективности проекта на основании отчетности, которая на треть расходится с реальными показателями — или, скажем, заняться разработкой финансового плана в тех же условиях.

Решение тут может быть только одно: внедрить управленческий учет. Построение такой системы можно разделить на два глобальных шага. Сначала вам придется оценить текущую ситуацию, и только затем — начинать преобразования.

ШАГ 1

1. В первую очередь стоит разобраться, зачем вы вообще это все затеяли — какие цели и задачи управленческого учета вам кажутся наиболее значимыми, какие проблемы вы хотите решить и какой конечный результат вы хотели бы увидеть.

2. Кроме того, нужно изучить и уже имеющиеся способы получения информации. Даже если система управленческого учета в вашей компании еще не внедрена, откуда-то же вы берете данные для принятия решений — изучите путь, который они проходят, чтобы попасть к вам в руки.

3. Вместе с этим нелишним будет обратить внимание и на структуру бизнеса:

  • Какие в вашей компании есть бизнес-процессы?
  • Какие центры финансовой ответственности?
  • Как связаны между собой подразделения?
  • Какие обязанности за ними закреплены?

Изучите имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы:

  • Есть ли у вас подходящие работники?
  • Можете ли вы организовать обучение?
  • Доступны ли все необходимые средства коммуникации
  • Есть ли подходящая система ведения отчетности?

Существуют разные системы ведения управленческого учета, так что понимание собственных возможностей поможет вас сделать выбор.

4. И, наконец, можно сравнить текущие методы управленческого учета с теми, которые вы хотели бы видеть у себя на предприятии. Во-первых, это позволит вам увидеть самые слабые места в уже действующей системе и имеющихся процессах, а во-вторых — поможет понять, насколько вы далеки от цели и что вам делать.

ШАГ 2

► Все пришедшие вам в голову изменения стоит задокументировать. Разработайте четкий свод правил, в котором будут прописаны точные сроки и объемы предоставления данных, уточните, какую именно информацию следует отслеживать и кто из сотрудников отвечает за учет управленческой деятельности в каждом подразделении.

Кроме того, желательно выбрать и ответственного за функционирование всей системы в целом — тогда другие ваши подчиненные смогут обращаться напрямую к нему, не отнимая у вас время.

► И теперь дело за малым — остается только начать внедрение. Разработайте график и бюджет, начните раздавать распоряжение — а затем просто контролируйте процессы в системе, внося необходимые коррективы.

В последние годы компании все больше стремятся автоматизировать учет управленческой деятельности. Тем не менее, стоит дважды подумать, действительно ли это необходимо. Само по себе внедрение системы управленческого учета обходится недешево, а автоматизация только увеличит ваши издержки — например, вам наверняка придется озаботиться обучением части подчиненных.

В целом, в небольших компаниях с штатом сотрудников менее 50 человек обойтись без автоматизации системы управленческого учета можно совершенно безболезненно, но для более крупных бизнесов траты на нее уже вполне оправданы.

При выборе информационной системы стоит обратить внимание на те из них, которые уже успешно используются в вашей отрасли. Это, разумеется, вовсе не обязательное требование, но так вы сможете избежать лишних доработок из-за специфических процессов управленческого учета.

Кроме того, важно помнить и о том, что объем данных, которые вам понадобится хранить и обрабатывать, непрерывно растет — в среднем, их количество удваивается каждые полтора года. Так что и информационную систему для управленческого учета стоит выбирать исходя из этого, иначе она может перестать удовлетворять вашим потребностям еще на этапе внедрения.

Одно из самых ценных свойств таких автоматизированных систем — это способность выявлять любые проблемы в организации процесса управленческого учета. Любые несоответствия, нарушения сроков или ошибки в подходе к оформлению данных проявятся практически сразу, так что вы сможете быстро их исправить.

Но основное преимущество автоматизации, несомненно, связано с ускорением поиска информации и повышением ее достоверности. В маленьких компаниях эффект вряд ли будет таким впечатляющим, но на крупных предприятиях время, необходимое на поиск информации, можно сократить в 3−4 раза.

К слову, косвенно это влияет и на производительность руководителей низшего звена — упрощение подготовки информации для отчетов позволит им уделять больше времени своим непосредственным обязанностям.

Одна из основных причин, почему небольшие компании обычно отказываются от идеи автоматизации системы учета управленческой деятельности — это ее чрезмерная длительность. Одно только внедрение такой системы обычно занимает не меньше года, а всевозможные доработки могут длиться и два, и три года после этого.

Автоматизация системы управленческой деятельности на начальном этапе предполагает увеличение рабочей нагрузки у подчиненных — им придется вести две базы данных одновременно, приводить старые данные в соответствие с новыми требованиями, а скорее всего — и перепроверять значительную часть ранее внесенной информации на предмет достоверности.

Кроме того, существуют и некоторые типичные кадровые проблемы: будьте готовы к тому, что автоматизация системы управленческого учета повлечет за собой нехватку квалифицированных работников, проблемы с обучением и необходимость сокращения сотрудников, чьи обязанности взяла на себя информационная система.

ХОТИТЕ НАСТРОИТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ ВСЕГО ЗА 1 МЕСЯЦ?

Расскажем, как это сделать правильно

Чтобы продажи выросли и у ваших друзей,поделитесь!лайкните!перешлите!

Источник: http://blog.oy-li.ru/sistema-upravlencheskogo-ucheta/

Как избежать проблем при автоматизации управленческого учета

Как избежать проблем при автоматизации управленческого учета

Анастасия Левкина, руководитель проектов компании «ФинГрад – Управление финансами»

Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – непременный must have бизнеса.

Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании; они порой лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями.

Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.

Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании. Эффективность управленческого учета зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.

Скорость бизнеса в наше время возрастает в геометрической прогрессии. Деловые партнеры, поставщики и потребители – у всех участников в приоритете ресурс времени. Все, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано.

Зачем автоматизировать систему управленческого учета:

  • Для сокращения рутинного, монотонного труда, сведения к нулю арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
  • Для сопоставления периодов и исключения «снежного кома» недостоверных данных прошлых лет
  • Для увеличения скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
  • Для повышения гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
  • Для возможности тестировать промежуточные результаты и создать страховочные бэкапы
  • Для налаживания работы с удаленными филиалами, подразделениями, партнерами
  • Для высвобождения трудовых ресурсов для решения иных задач

Рутинные, монотонные операции, опасны для бизнеса не столько лишними трудозатратами и зачастую чрезмерно раздутым штатом сотрудников, сколько упущенными возможностями не принятых решений в результате несвоевременно подготовленных данных. Решение этой задачи является важным элементом успешных бизнес-процессов.

Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам.

На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы.

Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.

Про фразу «так исторически сложилось» складывают легенды. Ведь если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию.

Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ.

Таки образом построить сопоставимые прошлым периодам аналитические отчеты для заинтересованных пользователей в максимально короткие сроки не составит труда.

Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?

Современные технологии и развитый рынок готовых решений в части автоматизации управленческого учета предоставляет всевозможный выбор пользователям в зависимости от их бюджета, сроков и потребностей.

Если компания жестко не поставлена в бюджетные и временные рамки и имеет глобальную цель автоматизации всех циклов учета, то такой продукт как SAP или 1С Предприятие придутся как нельзя кстати.

Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия, Склад и Финград.

Каждое из возможных решений приводит к ощутимой экономии не только трудозатрат персонала и времени, на решение поставленной задачи, но и существенно сократит вероятность возникновения ошибок в расчетах.

Проблемы на пути автоматизации учета

Автоматизация, как и любой другой процесс изменения устоявшегося уклада, требует некоторых усилий на старте. Причины, препятствующие ее внедрению, можно условно поделить на категории экономического и организационного плана.

В разряд экономических относятся необходимые инвестиции. Это как финансовые затраты на приобретение и установку необходимого программного обеспечения, покупку лицензии, сопровождение и поддержку, так и внутренние трудовые ресурсы, выделяемые на задачу внедрения и тестирование проекта. Инвестиции не всегда должны быть значительными, ощущаемые бизнесом.

Все зависит от задачи. Не нужно стремиться «объять необъятное» и ставить персоналу задачу автоматизации сразу всех участков учета. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом, расставьте приоритеты.

В большинстве своем, для малого и среднего бизнеса достаточно написания простых сценариев или соответствующих настроек готовых продуктов, их адаптацию под конкретную специфику.

Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать.

Лучше начать с учета в Excel, чтобы иметь четкое представление какого рода отчеты необходимы, какие данные должны быть получены в результате, где возникает основной pool рутинных, повторяющихся операций и работает ли методология. И лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.

При желании внедрения глобальной дорогостоящей сети автоматизации, следует задаться вопросом периода окупаемости и целесообразности ее установки. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.

Среди организационных проблем можно выделить:

  • страх персонала перед нововведениями
  • отсутствие ясной цели
  • неверно сформулированная задача
  • нежелание получать новый опыт и лень

Практический опыт показывает, что именно эти факторы являются существенно тормозят процесс внедрения программных продуктов. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведутся параллельно два учета: ручной и автоматизированный.

В ряде случаев первый за тестовым периодом также предпочтительно вести в двух системах, исключительно в целях перестраховки и дополнительных проверок.

И снова задача менеджмента – грамотно довести до сотрудников, что временное выполнение дублированных задач облегчит их жизнь в обозримом будущем.

Желание высвободить рабочее время, избежать ненужных ошибок в расчетах и направить силы на решение иных, более значимых нежели рутинные операции задач – все это должно быть инициировано менеджментом.

Деловая репутация компании зависит от порядка в учете и способности своевременно обеспечивать внешних пользователей интересующими данными, грамотно представлять их в презентационных материалах, гарантировать отсутствие ошибки в излагаемых материалах, либо сохранять их в пределах уровня существенности.

А конкурентная среда должна послужить одним из драйверов способных мотивировать менеджмент компании для оптимизации функций управленческого учета через автоматизацию.

Партнерский материал

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1987147-kak-izbezhat-problem-pri-avtomatizatsii-upravlencheskogo-ucheta

Опыт внедрения и автоматизации управленческого учета

Опыт внедрения и автоматизации управленческого учета

Вторым этапом внедрения и автоматизации управленческого учета является разработка специфических программных модулей. Как уже упоминалось в статье предыдущего номера, за базу была выбрана программа “1С: Предприятие 7.7” и, соответственно, для этого продукта было решено создавать надстройку.

На заметку. Распространена такая точка зрения на программное обеспечение: дешевле купить максимально “навороченную” программу и ее внедрить, чем взять “1С:” и отдельные блоки и написать надстройку под конкретную компанию. Почти в 100 процентах случаев это заблуждение.

К примеру, что дешевле – купить пустую квартиру и сделать в ней ремонт по своему вкусу или приобрести квартиру с евроремонтом и встроенной мебелью и пытаться переделать ее под свой вкус свои запросы? Ответ очевиден.

Так и с автоматизацией: большинство компаний на белорусском рынке пытаются продать свои надстройки и их внедрить, а не взять программу и блоки и построить систему управленческого учета.

Причины изменений

С момента предоставления первоначального технического задания (ТЗ) программистам разработанная консультантами система управленческого учета, как и само ТЗ, претерпела некоторые изменения. На причинах подобных изменений остановимся более подробно.

Несмотря на наличие нескольких десятков специализированных учебных заведений, выпускающих специалистов в области написания программного кода, курсов, обучающих специалистов конкретным технологиям либо языку программирования, на рынке IT-технологий наблюдается острый дефицит высококвалифицированных кадров.

Данный факт приводит в уныние компании по разработке ПО, поскольку, во-первых, возникает необходимость переманивания специалистов из фирм-конкурентов, используя в качестве основного средства мотивации предложение большей зарплаты и лучших условий труда, а во-вторых, возникает ощутимое снижение качества конечного продукта и реальные задержки в сроках выполнения заказов. С данным явлением столкнулись и авторы данной статьи.

Перед тем как составлять подробное и детальное техническое задание, консультантов поставили перед фактом, что оно должно быть понятно обычному рядовому программисту “1С:”, не имеющему никакого понятия об управленческом и бухгалтерском учетах. Конечно, тут же возникает вопрос, понимает ли программист вообще, что он кодирует?

Итак, в подробном техническом задании появились следующие документы:

Таблица 1

План счетов УУ

Справочники (табл. 2, 3). В описание каждого справочника входили следующие параметры: какая структура связей между данными (один к одному, один ко многим), что, соответственно, определяет наличие вложенной структуры и разных таблиц, набор атрибутов (с указанием типов данных для каждого) для каждой таблицы.

Таблица 2

Справочники

Таблица 3

Справочники

1. Так же были использованы некоторые нестандартные подходы для решения технологических вопросов, такие как внесение собственной организации в справочник контрагентов в виде константы, что позволяет оперировать данными гораздо быстрее и исключает лишние справочники и связи.

После уточнения ТЗ разработчик предоставил для тестирования первичную версию программного обеспечения. В ходе тестирования возник ряд вопросов и замечаний, которые оформлялись протоколами претензий и передавались разработчику.

Пример записей в протоколе:

30.04

1) Во всех справочниках, имеющих древовидную структуру, проверить, чтобы папки имели в названии внесенные слова, а не код (1, 2 и т.д.). То же касается и момента, когда вносятся данные в таблицу из других справочников в форму (см. форму для заполнения значений для справочника “Базы распределения” в строчке “Виды деятельности”).

2) Справочник “Налоги” – не вводится название группы налогов.

3) Справочник “ЦФО” – отсутствуют МОЛ.

4) Справочник “Виды деятельности” – отсутствуют МОЛ.

5) Справочник “ОСНА” – где вносится “объект ОСНА”. Обязательно указать в сроке службы, что он в годах. Отсутствует группа ОСНА для названия папочек.

6) Справочники “ОСНА”, “Товары”, “Элементы затрат”, “ЦФО” – неправильные таблицы. Смысл в следующем: внешняя таблица должна отражать дерево папок слева (как у Вас и сделано, причем внимание на название папок там должно быть словесным, а не код) и таблицу с атрибутами только для этой папки справа.

Например, для ОСНА: папки (название группы ОСНА) – слева, таблица с атрибутами “инвентарный номер”, “группа ОСНА” – справа.

При открытии какой-либо папки: слева те же папки, только развернутое дерево (как у Вас и есть), а справа – таблица уже для внесения объектов ОСНА с атрибутами “объект ОСНА”, “Первоначальная стоимость”, “Срок службы (лет)”.

Источник: http://MirZnanii.com/a/161565/opyt-vnedreniya-i-avtomatizatsii-upravlencheskogo-ucheta

Руководство поставило задачу – «Внедрить управленческий учет». С чего начать? Шаг 1

Для начала, определимся, что руководство вашей компанией и лично вы вкладываете в понятие «управленческий учет»? Ничто не вызывает больших споров у руководителей финансовых служб как понятие управленческого учета.

Основной постулат, который описывает термин «управленческий учет» как внутренний учет компании, позволяющий принимать оперативные правильные управленческие решения, дает право широкого толкования данного вида учета и способов его организации.

В основе принципы управленческого учета лежит его достоверность, которая базируется на следующих свойствах информации, представленной в управленческом учете:

 — Понятность для пользователей, при этом информация по сложным вопросам не должна исключаться из отчетности лишь на том основании, что ее будет трудно понять определенным группам пользователей — Уместность, когда информация помогает пользователям оценивать прошлые, настоящие или будущие события, или подтверждает (или корректирует) их оценки за прошлые год — Существенность, если пропуск или искажение информации могут оказать влияние на решения пользователей — Надежность, когда информация не содержит существенных ошибок, непредвзята и когда она представляет действительно то, для представления чего и была предназначена, или что следовало ожидать от ее представления — Сопоставимость, то есть пользователям информации должна быть предоставлена возможность сопоставлять отчетность компании за различные отчетные периоды и разных компаний за один период — Нейтральность. Несмотря на то, что отчетность в определенной степени основывается на оценочных суждениях руководства Группы, она составляется таким образом, чтобы содержащиеся в ней оценки были максимально беспристрастными — Непрерывность и последовательность представления. Формат представления данных и алгоритмы расчетов в финансовой отчетности должны сохраняться от одного отчетного периода к другому, за исключением случаев, когда меняется характер деятельности компании или меняются стандарты

 — Преобладание содержания над формой. Хозяйственные операции и другие события учитываются и представляются в соответствии с их реальным экономическим содержанием, а не с их юридической формой.

На информацию, называемую в компании «управленческим учетом», могут накладываться определенные ограничения: — Баланс между своевременностью и надежностью, то есть проверка данных должна быть на достаточном уровне, чтобы информация считалась надежной, но не должна затрачивать много времени, чтобы оставаться своевременной и актуальной

 — Баланс между выгодами от использования информации и затратами на ее получение, то есть временные и трудовые затраты на получение точной информации должны быть сбалансированы с ценностью информации.

Эти же принципы лежат в основе учета хозяйственной деятельности компании по МСФО, поэтому нередко управленческим учетом в компании считается учет по МСФО.

Существуют различные виды управленческого учета:  — управленческий учет как комплекс управленческой отчетности, базирующейся на данных бухгалтерского или финансового учета;  — управленческий учет как учет по МСФО,  — управленческий учет как бюджетный учет и план-фактный анализ,

 — управленческий учет как независимый вид учета, который ведется параллельно или последовательно другим контурам учета, который в свою очередь может базироваться на данных финансового или бухгалтерского учета и иметь определенные допущения.

Для построения управленческого учета используются определенные методики и подходы.

Так, для обеспечения своевременности учета могут использоваться определенные допущения и предположения, которые недопустимы при регистрации фактической деятельности.

Как пример, для получения «Ожидаемого факта по прибыли» на 5 число следующего за отчетным месяцем можно пренебречь некоторой точностью информации.

Итак, первым шагом в построении вашей системы управленческого учета является определение цели учета, то есть для чего вы хотите его получить. Цели формулируются руководством в произвольной форме.

Пример целей: «n) Обеспечить формирование ожидаемой прибыли компании на 5 число следующего за отчетным месяцем на основании „закрытой“ финансовой базы, „закрытой“ базы реализации, утвержденных технических отчетов цехов; при отсутствии фактических затрат — брать плановые …» «Построить систему управленческого учета как систему отчетности по выпуску продукции и по анализу себестоимости изготовления продукции в сравнении с планом (годовой план, месячный план)»

Обычно руководством формулируются цели двух уровней: Общая цели и более конкретная формулировка. Далее методолог, аналитик, то есть специалист-эксперт по построению информационных систем формирует третий уровень целей и для каждой цели третьего уровня — перечень необходимых для решения задач.

Этот документ с названием «Цели проекта» согласуется заинтересованными лицами и утверждается. Впереди нас ожидает проект по построению управленческого учета в компании. На первом этапе мы только подготовили предпосылки для его создания.

Сделаем обзор того, что нам предстоит сделать. Прежде, чем говорить об автоматизации необходимо сформировать концепцию будущей системы, разработать сопровождающие документы (альбом форм, регламент), а только затем начинать формулировать задачи автоматизации.

Для грамотной автоматизации процессов необходимо четко сформулировать цель, сформировать задачи, проанализировать имеющиеся возможности существующей информационной системы с учетом требования масштабирования во времени, после чего сформулировать требования к изменениям системы. И только после этого — формировать техническое задание. На этом процесс автоматизации только начинается.

Далее необходимо спрогнозировать сроки, ресурсы, получаемый результат, разработать план и команду проекта, оценить риски, сформировать правила работы в рамках проекта. После этого — задание выдается программистам, которые создают программную среду, позволяющую в информационной системе достигать всех поставленных задач.

Сопровождение процесса автоматизации, приемка готового результата — не менее важные процессы, чем начальное формулирование задачи, поскольку на каждом этапе возможно отклонение от цели, что может привести к непредсказуемому результату, для чего необходимо активное участие аналитиков.
Аналитики в данном процессе должны обладать достаточым объемом знаний предметной области, профессиональных знаний в теме построения информационных систем, а также знаний основ программирования и алгоритмизации.

Распространенной практикой является использование консультантов-экспертов в построении эффективных информационных систем от этапа формулирования требования до этапа приемки работ.

Источник: https://ShkolaZhizni.ru/authors/npuchkova/posts/26133/

Постановка управленческого учёта

Постановка управленческого учёта

Помочь в данной ситуации сможет внедрение системы управленческого учета — оперативной системы, в которой осуществляются сбор, хранение, анализ, контроль и интерпретация разнообразной внутренней информации предприятия. Реализуются все эти процессы посредством различных инструментов учета и отчетности.

Автоматизация управленческого учета позволяет повысить эффективность менеджмента компании благодаря реализации таких задач, как:

  • Оперативное получение важной для дальнейшей деятельности предприятия информации (управление запасами, определение ценовой политики, управление затратами и расходами, анализ источников прибыли и т.д.);
  • Всесторонний анализ этой информации (на предмет возможностей роста и повышения эффективности, вариантов оптимизации и т.д.);
  • Планирование дальнейшей активности организации (составление планов и прогнозов как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективах).

Важно отметить и некоторые различия во взглядах на понимание управленческого учета и его задач на западе и в России.

В западной практике управленческий учет — это работа с показателями, результатами деятельности предприятия в целом для того, чтобы оптимизировать стратегию компании.

В России же, ключевые данные управленческого учета (затраты, прибыль и т.д.) являются элементами бухгалтерской системы, поэтому и само понятие данного вида учета часто рассматривают именно через финансовую призму.

Секреты успешного внедрения и применения систем управленческого учета

  • На стадии внедрения
    • Определите необходимый список функций и задач системы управленческого учета, а также масштаб и перспективы её дальнейшего использования.
    • Проведите детальный анализ деятельности предприятия, а затем сформируйте и опишите методологию и структуру управленческого учета.
    • Не ограничивайте себя в привлечении экспертов в области построения управленческого учета – детально проработанная методологическая основа является гарантией жизнеспособности системы.
    • Четко регламентируйте список отчетности, которая потребуется менеджменту для принятия решений в различных областях. Выясните круг лиц, которые будут являться «потребителями» информации, полученной в рамках управленческого учета, и адаптируйте отчетность под их запросы.
    • Разработайте минималистичные аналитические панели с ключевыми показателями для ТОП-менеджмента.
  • На стадии эксплуатации
    • В зависимости от целей и задач определите текущие и перспективные требования к Вашей системе управленческого учета. Своевременное выявление потребностей предоставит запас времени для реализации новых механизмов.
    • Ввиду периодического изменения потребностей, регулярно (ежеквартально) проводите тестирование вашей учетной системы для подтверждения того, что она соответствует текущим требованиям и обеспечивает менеджмент всей необходимой аналитической информацией.
    • Проведите обучение пользователей работе с системой сразу после её внедрения.

Два полезных совета от экспертов в области постановки управленческого учета

Совет №1

При выборе продукта важно определить, какой элемент управленческого учета является первостепенным для руководства компании, на что должна быть ориентирована политика системы.

После этого вам будет проще подобрать самую оптимальную систему для вашего предприятия.

Воспользуйтесь услугами специалиста с глубокой компетенцией в области построения и внедрения систем автоматизации управленческого учета.

Совет №2

Не стоит экономить на приобретении и внедрении систем подобного класса: выбирайте систему, которая соответствует максимальному перечню всех допустимых для вашего предприятия задач – это позволит избежать последующих модификаций или даже внедрения новой системы через несколько лет.

Источник: http://1solution.ru/produkty-i-uslugi/kompetentsii/upravlencheskiy-uchyet.html

Автоматизация управленческого учета и бюджетирования

Автоматизация управленческого учета и бюджетирования

Федосеев Алексей, директор по информационным проектам “Инталев” Рочкус Яна, консультант

по внедрению программных продуктов “Инталев”

Перед вами статья из цикла, посвященного автоматизации управленческого учета и бюджетирования. В настоящее время, эти темы становятся все более популярными среди новых российских управленцев. Мы же считаем их ключевыми для выхода на уровень нового, регулярного и эффективного ведения бизнеса.

Мы намеренно объединяем понятия управленческого учета и бюджетирования, так как уверены, что только решение “в связке” задачи чистого учета и планирования может позволить добиться положительного результата.

Этот вывод базируется на классическом представлении управленческого цикла и возможностях автоматизации.

Поиск причины

Традиционно, сначала задайте себе вопрос – для чего Вы собираетесь автоматизировать систему управления? Все ответы на этот вопрос можно разделить на три типа:

  • Большой объем разнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты на обработку такого количества информации неимоверно велики, а сроки обработки данных не удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимую информацию нужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки для принятия управленческого решения.
  • Хочу знать, сколько реально зарабатывает и тратит предприятие. Хочу видеть, какие области наиболее затратные и куда уходят средства компании. При этом ставится задача автоматизации отдельных, наиболее важных функций.
  • Ну, так сейчас поступают многие, мне порекомендовали друзья, слышал, что есть у конкурентов или посоветовали аудиторы.
  • На практике, любой из вариантов ответа можно отнести к одному из этих типов. Ответы различаются по степени готовности предприятий к решению задачи и требуют принципиально разных подходов к подбору программных средств. В зависимости от ответа, который Вы честно себе дадите, будет зависеть план внедрения и функциональные требования к ПО.

    Игрушка для босса

    Если Ваш ответ близок по смыслу к третьему варианту, Вам нужна система первоначальной “пробы пера”. Соответственно, и план внедрения должен быть направлен на решение именно этой задачи.

    Чаще всего такие системы становятся инструментом для одного – двух сотрудников компании, которые сами находят и вводят фактические данные, составляют планы (часть функциональных или операционных бюджетов), проводят анализ данных.

    Если систему купили для руководителя, то, скорее всего, через 1-3 месяца “забав” он забросит это ПО, так как практической пользы в управлении компанией от него будет крайне мало. Если программное обеспечение купили для подчиненных, влияние результатов их работы с такими системами на принятие решения будет еще меньше, чем в первом примере.

    В любом случае, прямое влияние на эффективность работы предприятия будет минимальным. Единственное, что может быть полезным – это получение базового представления об автоматизированных системах руководителем и сотрудниками и принятие уже осознанного решения о необходимости внедрения комплексной информационной системы на предприятии. Разумно, чтобы итоговая стоимость такого решения-игрушки соответствовала результату использования.

    Чтобы решить задачу

    При втором варианте ответа, руководитель ставит перед системой конкретную задачу. Например, необходимо знать, сколько в данный момент товара на складе, какова сумма дебиторской задолженности, сколько произведено продукции или сколько потрачено средств.

    Самое интересное в таких ситуациях, что примерно в половине случаев программа, рассматриваемая как решение этих задач, таковой не является.

    Часто решение лежит вне возможностей внедренцев и ПО, а зависит от внутренних показателей: уровня квалификации персонала, наличия регламентов функционирования системы управления, достаточности финансовых и материальных ресурсов, наконец, уровня подготовки и исполнения решений.

    Как вы понимаете, в таком случае возможно два варианта развития событий: или от использования приобретенного ПО отказываются (оно не решает поставленных задач), или постепенно роль и функции ПО трансформируются и оно занимает какое-то локальное место в системе управления, тоже малозначимое.

    Если же на практике программа помогает решить поставленные задачи, то оно успешно вписывается в общую информационную инфраструктуру предприятия и занимает в ней место адекватное значимости решаемых задач. Соответственно, чтобы заранее просчитать эффективность приобретаемого программного продукта, нужно внимательно оценить степень соответствия функционала ПО стоящим задачам и разработать план внедрения, направленный на формализацию и автоматизацию этих задач.

    Естественно, что и в этом случае стоимость решения должна быть сопоставима с результатами от решения поставленных задач.

    Условно говоря, если в результате внедрения системы управления товарными запасами, “стоки” снизятся на 10% и, соответственно, сократятся затраты на обслуживание кредитов под оборотные средства, то можно определить и допустимую стоимость решения этой задачи.

    Кстати, сразу же возникает вопрос об окупаемости внедренной автоматизированной системы. Исходя из опыта работы российских компаний и скорости развития информационных технологий, норма окупаемости таких систем должна быть 3-9 месяцев.

    Чтобы решать текущие и будущие задачи

    Остается самый серьезный случай, требующий решения для автоматизации всей системы управленческого учета и бюджетирования. Тогда и план внедрения, и функционал системы должны позволить решить все стоящие задачи и, что более важно, задачи, которые могут возникнуть в течение эксплуатации внедрения ПО.

    Такие системы выбираются не только и не столько для решения конкретных задач, сколько для полноценной информационной поддержки всего управленческого цикла и построения эффективной системы управления предприятием, как конкурентного преимущества.

    Окупаемость таких систем обычно происходит за 9-27 месяцев эксплуатации при грамотном внедрении и добросовестной эксплуатации.

    Рисунок 1. Позиционирование системы в зависимости от стоящей задачи и возможностей ПО

    По нашей оценке, в настоящее время в России предприятия, которым нужна та или иная система, соотносятся соответственно описанным вариантам как 45:45:10.

    В то же время, наблюдается тенденция перемещения пользователей из первой группы во вторую, а из второй в третью. При этом скорость первого перехода значительно выше скорости второго.

    Как выбрать нужное ПО?

    Разумно предположить, что для обучения и получения первого опыта оптимальны простые, базовые версии ПО, имеющие уже готовую настройку для ведения управленческого учета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек.

    Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продукта будет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальных задач.

    В будущем, после освоения базового функционала, можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать “upgrade”.

    Для систем среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных задач.

    С учетом того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной зональной области.

    Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать ведение бюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью в целом.

    Системы для решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения, надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедренца.

    Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности.

    Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению.

    Здесь очень важное свойство – это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

    Соответственно, система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной для комплексной автоматизации управленческого учета.

    Источник: http://www.insapov.ru/avtomatizatsiya-upravlencheskogo-ucheta-i-byudzhetirovaniya.html

    Управленческий учет: определение, внедрение, возможности

    В наше время любой собственник бизнеса так или иначе задается вопросом о том, как повысить управляемость бизнеса, увеличить его нераспределенную прибыль, минимизировать влияние факторов, в силу которых результаты работы предприятия остаются неустойчивыми. Все эти задачи решает управленческий учет.

    Что такое управленческий учет?

    Управленческий учет — это система сбора, организации и интерпретации информации о деятельности предприятия для эффективного управления его результатом и стоимостью. Благодаря внедрению управленческого учета результат работы предприятия перестает быть случайным, а становится измеряемым и управляемым.

    Это своего рода система управления кораблем, благодаря которой корабль плывет согласно намеченного маршрута, а не по принципу «куда вынесет».

     Управленческий учет позволяет: а) определить текущий результат деятельности предприятия; б) выяснить причину, по которой получен текущий результат; б) понять, как через управление повлиять на результат; в) оперативно реагировать на изменение результата, добиваясь его соответствия намеченному плану.

    Внедрение управленческого учета. С чего начать?

    Чтобы построить устойчивый дом, что называется на века, необходимо заложить прочный фундамент. При внедрении управленческого учета таким фундаментом является система сбора и организации информации (collection and processing system, сокращенно CPS).

    Если CPS не будет воплощена на операционном уровне работы предприятия, в ежедневном цикле работы сотрудников, система управленческого учета будет зданием, построенным на песке.

    Упрощенно, разработка CPS выглядит так: 1) описание бизнес-процессов предприятия, начиная от обращения клиента, заканчивая выдачей товара (передачей оказанной услуги); 2) разработка процедур и стандартов, которыми должны руководствоваться сотрудники для осуществления бизнес-процессов; 3) встраивание в процедуры и стандарты системы ввода первичных учетных данных. Иными словами, реализованная CPS должна выглядеть как комплекс процедур и стандартов, вследствие ежедневной реализации которых осуществляется сбор и организация первичных учетных данных по всем произошедшим операциям по каждой операции, будь то движение денег или товара. Для сбора и организации первичных учетных данных используются различные системы учета от простейших, реализованных в Microsoft Excel, до специальных — типа 1С: Управление торговлей.

    Второе обязательное условие устойчивости здания управленческого учета — обеспечение достоверности первичных учетных данных, введенных в систему учета.

    Учитывая, что ввод первичных данных осуществляется в процессе операционной деятельности и служит основой для последующей интерпретации полученных данных, необходимо создать систему, которая контролировала бы достоверность первичных данных, т.е.

    выполняла бы функции аудита по критериям а) полноты первичных данных (все ли операции отражены в системе учета), б) правильности первичных данных (все ли данные введены верно). Такая система называется системой контроля и аудита (control and audit system, далее – CAS).

    CAS выглядит как процедура контроля первичных данных, которая ежедневно выполняется бухгалтером предприятия. Таким образом, внедрение CPS и CAS позволяет обеспечить наличие достоверных данных, организованных в системе учета и готовых для последующей интерпретации.

    Разделение учета: бухгалтеру — бухгалтерский, директору — управленческий

    После того, как мы получили первичные учетные данные, организованные в информационную систему, мы можем создавать систему их интерпретации. Это позволяет решить важную управленческую задачу: разделить бухгалтерский и управленческий учет.

    Однако прежде, чем объяснить принцип разделения учета, следует обратить внимание на причины, которые вызывают необходимость такого разделения.

    Раньше преобладало мнение, что управленческий учет должен создаваться на основе бухгалтерского учета, однако такая практика приводила к тому, что за пределами управленческого учета оставались важные для управления предприятием вопросы.

    Как оценить эффективность маркетинга, если бухгалтерский учет начинает «видеть» заказ только тогда, когда за него заплатили деньги или товар выбыл из склада? Как оценить нематериальные активы предприятия, если бухгалтерский учет описывает и фиксирует только то, что можно посчитать и измерить? Как добиться большей вовлеченности сотрудника в процесс повышения эффективности работы предприятия, если так сложно проследить связи между каждодневной работой сотрудника и оборотами по счетам бухгалтерского учета?

    Лучшее решение, на мой взгляд, — рассматривать бухгалтерский и управленческий учет как два различных способа интерпретировать одни и те же данные.

    Почему бы не сделать так, чтобы на базе одних и тех же данных формировался план счетов так, чтобы бухгалтер закрывал каждый рабочий день в соответствиями с правилами бухгалтерского учета, а управляющий выводить свою панель инструментов (KPI по различным направлениям, план / факт нераспределенной прибыли, стоимость нематериальных активов)? Ведь такая система наиболее соответствует принципу «и волки сыты, и овцы целы». А ведь такая система способна не только интерпретировать данные по алгоритмам управленческого и бухгалтерского учета, но  и возвращать информацию в «цех», где «куются мечи» — представлять менеджерам обратную связь от их каждодневной работы, вплоть до того, чтобы ежедневно рассчитывать их доход. Как вы думаете, если реализовать такую систему, стоит ли переживать по поводу того, что ваши сотрудники будут работать сквозь рукава?

    Упрощенно, система интерпретации данных (data interpretation system, сокращенно DIS) выглядит следующим образом: 1) интерпретация по автоматизированному алгоритму (интерпретацию производит программа); 2) интерпретация по ручному алгоритму при выполнении процедур отчетности и планирования, которые выполняют бухгалтер и управляющий состав.

    Результат — «приборная панель», визуальное отражение аналитической информации за заданный промежуток времени.

    У бухгалтера это план счетов, у управляющего состава — система KPI (отслеживание результата с помощью ключевых показателей эффективности), система BCS (отслеживание стоимости с помощью сбалансированной системы показателей), система ежедневного расчета прибыли.

    Завершающий этап. Создание системы управления знаниями.

    Многие считают, что после того, как управленческий учет начинает снабжать управляющий состав аналитическими данными, задачу по внедрению управленческого учета можно считать завершенной. Однако обеспечение управляющего состава данными, необходимыми для принятия управленческих решений — это только 1/3 часть от того, функционала, которые способен решать управленческий учет.

    Помимо предоставления аналитических данных, управленческий учет может 1) систематизировать управленческие знания, описывающие каким образом управляющий состав может влиять на тот или иной показатель; 2) выявить факторы и ограничения, сдерживающие развитие предприятия.

    Дело в том, что после того, как у вас появилась система измерения результатов, вы можете в любой момент оценить эффективность тех или иных управленческих решений, понять, что работает, а что не стоит потраченных времени и денег, соотносить и соизмерять действия и полученный результат.

    Только после того, как управляющий состав поймет, как работает эта связь, и научится использовать ее, управленческий учет станет постоянным поставщиком информации по обновлению и повышению эффективности работы предприятия.

    Источник: http://money-never-sleep.ru/management_accounting/

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector