Что такое бэк офис и зачем он нужен вашей фирме?

Что такое Бэк-Офис

Что такое бэк офис и зачем он нужен вашей фирме?06Июн

Бэк-офис – это термин, относящийся к той части бизнес операций, которые направлены на решение задач необходимых для нормального функционирования компании. Данное определение происходит от традиции размещать технические и другие не связанные с публичной деятельностью отделы в задней части бизнес объекта.

Что такое бэк-офис, простыми словами

Простыми словами – бэк-офис, это сотрудники компании которые не взаимодействуют с публикой. Они обеспечивают всю техническую деятельность компании, которая обычно скрыта от глаз. В качестве примера можно привести такие отделы как бухгалтерия, IT – отдел, складские рабочие и так далее.

Основные составляющие бизнеса

Традиционно, практически любой бизнес состоит из нескольких областей, которые формируют целостную и рабочую структуру компании. Каждая из областей в строгом порядке выполняет свои задачи по обеспечению работы других отделов.

Архитектура компании:

  • Фронт-офис;
  • Мидл-офис;
  • Бэк-офис.

А теперь рассмотрим каждый сектор более подробно.

Фронт-офис – это область компании, которая отвечает за прямое взаимодействие клиентов с продавцами. Сюда можно включить: продавцов, менеджеров по продажам, консультантов, инвестиционных брокеров, трейдеров и так далее.

В общем, к данной категории можно причислить тех сотрудников, которые непосредственно приносят доход компании, так сказать, делают живые деньги.

Помимо конкретных специальностей, фронт-офисом принято называть витрину коммерческого сайта, в частности интернет магазина.

Мидл-офис – это сфера деятельности, в которой работает административный и управленческий персонал. Сюда можно отнести аналитические отделы, отделы по управлению финансами, маркетологов и так далее.

Бэк-офис – это область, которая напрямую не приносит дохода в бизнес, а обеспечивает жизненно важную поддержку и администрирование. К таким можно отнести: отдел кадров, бухгалтерию, логистику, технический персонал, почтовый и складской отделы, IT – отдел.

 По аналогии с фронт-офисом, внутреннюю административную часть сайта, к которой нет доступа у простых пользователей, принято называть бэк-офисом. Иногда встречаются варианты употребления термина бэк-офис в качестве определения личного кабинета в том или ином интернет проекте.

В чем разница между фронт-офисом и бек-офисом?

Прочитав выше приведенные короткие определения данных сфер занятости, можно сделать вывод, что основное отличие заключается в публичном взаимодействии с клиентами. Следует отметить, что не существует существенной разницы в заработных платах между этими нишами. В данном вопросе существенную роль играет конкретная профессия и возложенные на человека обязанности.

Получи плюсик к карме – поделись добром с друзьми:

Источник: http://chto-takoe.net/chto-takoe-bek-ofis/

Бэк-офис и фронт-офис – что это такое?

В финансовой среде можно встретить множество различных терминов, значение которых неизвестно большинству людей, особенно обывателям, которые не имеют каких-либо специализированных знаний в сфере финансов.

Наша сегодняшняя тема — это бэк-офис. Для чего он нужен, что обозначает этот термин и как именно используется бэк-офис в современных финансовых операциях? Именно на эти вопросы будут даны полные и развёрнутые ответы.

Бэк-офис — это специальное операционно-учетное подразделение, которое занимается обеспечением работы и функционирования различных подразделений (отделов), которые участвуют в управлении активами и пассивами компании, а также занимаются осуществлением деятельности на финансовых рынках.

Что же является главной задачей бэк-офиса? Основной миссией бэк-офиса обычно называется документарное и электронное оформление (как и сопровождение) сделок на финансовых рынках, которые заключаются дилерами (их также называют трейдерами) фронт-офиса.

Кроме этого, подобные сделки заключаются также и другие участники финансовых рынков.

Более того, бэк-офис также необходим в целях сопровождения а аналитических (внутренних) сделок между различными отделами компании во время работы системы по перераспределению финансовых ресурсов.

Бэк-офис обычно располагается в некотором отдалении от главного офиса компании, а именно там, где цена аренды на офис и стоимость рабочей силы существенно ниже. Это необходимо в целях экономии и оптимизации всех финансовых расходов.

Кроме этого, в некоторых случаях функции бэк-офиса могут выполняться иными организациями. Также бэк-офис может быть отдан практически полностью на так называемый «аутсорсинг». Это также делается в целях экономии времени и сил сотрудников штаб-квартиры.

Подобным образом можно также сэкономить значительные финансовые средства.

Бэк-офис и фронт-офис

Понятия бэк-офиса и фронт-офиса имеют много общего. Для лучшего понимания не будет лишним ознакомиться с тем, как взаимодействую бэк-офис и фронт-офис друг с другом.

Итак, фронт-офис чаще всего используется для того, чтобы обозначать отделы, которые занимаются работой непосредственно с клиентами и заказчиками. Здесь особую роль играет взаимодействие между бэк-офиса и фронт-офис, ведь последний должен иметь только свежие проверенные данные, иначе клиенты, которые получат неточную информацию, могут запросто уйти к конкурентам.

Нередки случаи, когда понятие фронт-офиса используют в качестве противопоставления понятию бэк-офиса.

Дело в том, что некоторые люди понимают функции бэк-офиса исключительно как осуществляющие обеспечивающую деятельность, однако функции бэк-офиса (как, впрочем, и фронт-офиса) могут быть несравнимо шире.

В некоторых случаях используется ещё один термин — мидл-офис. Он обозначает подразделения и отделы, которые заняты проверкой и обработкой различных операций, поступающих от клиентов.

Важность бэк-офиса на финансовом рынке

Как известно, на финансовых рынках происходит не что иное, как мобилизация капитала, а также предоставление кредитов и осуществление различных обменно-денежных операций + размещение финансовых средств в производстве какой-либо продукции. Именно совокупность предложения и спроса на денежные средств кредиторов и заемщиков различных стран и государств образует то, что мы называем финансовым рынком.

Бэк-офис играет важнейшую роль в функционировании всей системы мировых финансовых рынков.

Бэк-офис и рынок капиталов

Рынок капиталов — это ещё одна нива для деятельности бэк-офиса, ведь рынок капитала — это одна из составных частей финансового рынка. Именно на этом рынке обращаются так называемые «длинные деньги».

«Длинные деньги» — это денежные средства, которые обращаются более одного календарного года. При столь длительном периоде необходимость бэк-офиса многократно возрастает.

Также на рынке капиталов происходит (в некотором роде) перераспределение свободные денежных масс, а также их инвестирование в какие-либо доходные финансово-экономические активы.

Подводя итог, можно отметить высокую значимость бэк-офиса на современном рынке финансовых услуг.

К сожалению, в некоторых странах всё ещё недооценивают значимость бэк-офиса, в однако постепенно эта тенденция сходит на нет, ведь любому грамотному финансисту совершенно очевидно, что бэк-офис — это надёжный инструмент для нивелирования различного рода рисков, которые могут угрожать финансовому благополучию даже процветающей компании.

Источник: https://fin-journal.ru/bek-ofis/

Что такое бэк офис и зачем он нужен вашей фирме?

Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.

С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.

Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе, вы узнаете из этой статьи.

1. Пояснение термина «бэк офис»

Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.

Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.

В бек-офис входят такие отделы:

  • бухгалтерия,
  • отдел кадров,
  • администрация фирмы,
  • служба поддержки, аналитики,
  • статистика и т.д.

По сути, он занимается всеми административными вопросами.

Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.

2. Как появилось такое понятие, как бэк офис?

История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.

Все здания крупных компаний строились по одному плану…

На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.

Вторая часть здания имела название бэк офис. На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.

Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.

Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.

3. Зачем бэк офис необходим вашей компании?

Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.

Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:

  1. Репутация фирмы.

    На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями.

    Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации.

    Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.

  2. Увеличение прибыли.

    Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его.

    Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.

  3. Ответственность за риски в новых сделках.

    Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен.

    Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.

4. Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности

Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.

3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:

  1. Банк.

    В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, открытию счетов.

    Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.

  2. Торговля и сбыт.

    В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.

  3. Общепит.

    Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.

5. Обязанности работника бэк офиса

Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.

Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.

К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:

  1. Оформление и регистрация сделки.
  2. Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
  3. Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
  4. Контроль за финансовыми потоками компании.

Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже банкротству.

6. Можно ли заменить отдел бэк офис программой?

На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.

Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.

Существует 2 вида back-office для ПК:

НазваниеОписание
Стандартная программа back-office Она имеет серверную архитектуру и рассчитана на компании со средней сетью (не более 11 компьютеров).
Back-office на СУБД Oracle Программа используется для разветвленных сетей, которые имеют систему с клиентской серверной архитектурой.

Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.

Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:

  1. Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.

    Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.

  2. Автоматический учет и контроль за фирмой.

    Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.

    Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.

  3. Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.

    Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.

Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис, а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.

Обзор работы с таким важным элементом, как

бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:

Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Источник: https://FinSait.ru/chto-takoe-bek-ofis-i-zachem-on-nuzhen-vashej-firme/

Профессия Специалист бэк-офиса. Кто такой Специалист бэк-офиса. Описание профессии

Профессия Специалист бэк-офиса. Кто такой Специалист бэк-офиса. Описание профессии

Бэк-офис (Back Office) – отделение, которое существует в банках, инвестиционных компаниях и прочих организациях, совершающее сделки на рынке ценных бумаг. Подобная организация может насчитывать от трёх до пятнадцати человек.

Это зависит от объёма и оборота бэк-офиса. Работа бэк-офиса ведётся в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ).

Соответственно, каждый специалист этого отдела должен знать и строго соблюдать эти требования.

Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой документарное оформление и сопровождение сделки, которую заключают трейдеры (специалисты по биржевой торговле) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются скупкой ценных бумаг у физических лиц.

Кто круче?
Выберите профессию,
которая нравится вам больше!

Ваши мнения формируют

рейтинг профессий
Уже 1665952 голоса!

Специалист бэк-офиса ведёт журнал регистрации сделок. Оформляет договоры купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По заключенному договору проводит перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю.

Оформляет передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг.

После перерегистрации и получения документа, подтверждающего права нового владельца на пакет акций (выписка), специалист бэк-офиса контролирует процесс расчёта компании покупателя с компанией-продавцом.

Специалист бэк-офиса может занять должность ведущего специалиста бэк-офиса с перспективой карьерного роста до заместителя начальника отдела.

Специалист бэк-офиса должен быть ответственным и внимательным, потому что любая неточность в оформлении документов может послужить поводом для признания сделки недействительной и послужить причиной серьёзных убытков компании. Также специалисту не помешает организованность, дисциплинированность и коммуникабельность.

Другие интересные профессии

Проверьте свои силы

Источник: https://moeobrazovanie.ru/professions_specialist_bek_ofisa.html

Определение терминов фронт-, миддл- и бэк-офис. Что представляет собой работа в бэк-офисе банка?

«Все профессии нужны, все профессии важны» – это все мы знаем еще из детства. Дело в том, что в современном мире все взаимосвязано, поэтому появилось много терминов иностранного происхождения, смысл которых неведом большинству граждан.

Риелторы, имиджмейкеры, копирайтеры, маркшейдеры – так сходу и не скажешь, чем конкретно занимаются эти люди. То же самое можно сказать и о специалистах бэк-, фронт-офисов.

Кто это такие, где они работают, что входит в их прямые обязанности?

Определение фронт-офиса финансового учреждения

Этим термином называют группу подразделений в организациях, отвечающих за работу с заказчиками или клиентами. Специалисты фронт-офиса находятся на передовой, это лицо компании. От их профессионализма, компетентности, приветливости зависит успех всего учреждения.

В банковской сфере такие работники занимаются обработкой заявок на открытие депозита или получение кредита, консультируют по любым вопросам, распространяют банковские продукты и т. д.

То есть специалисты постоянно сопровождают клиента с момента его прихода в отделение банка и до заключения сделки.

Что такое бэк-офис?

Это операционно-учетное подразделение, занимающееся обеспечением работы отделений, управляющих активами и пассивами компании. Бэк-офис – это серый кардинал.

Клиенты и заказчики не могут оценить работу его специалистов, хотя они вкладывают немало сил в процветание бизнеса. Такие подразделения есть в банках, инвестиционных компаниях, организациях, совершающих на рынках ценных бумаг сделки.

В них работает от 3 до 15 человек, численность сотрудников зависит от величины учреждения.

Работа в бэк-офисе банка предполагает подготовку управленческой отчетности, выполнение расчетов по ценным бумагам и денежным средствам по сделкам, заключенным фронт-офисом.

Также его сотрудники занимаются контролем над соблюдением лимитов, ведением внутреннего отчета, предоставлением информации для бухгалтерии.

Специалист бэк-офиса работает только с контрагентами, с клиентами он не сотрудничает.

Чем занимается миддл-офис?

Это подразделение можно назвать связующим звеном между фронт- и бэк-офисами. Функции его довольно размыты.

Специалисты банков в основном занимаются составлением и подписанием договоров, предоставлением клиентам различных видов отчетов, принятием поручений на совершение операций вывода средств, купли-продажи и т. д.

Также миддл-офис отвечает за согласование типовых форм и нормативных документов с другими подразделениями, разработку методик проведения новых операций. Его специалисты в большинстве случаев работают по заданиям передовиков.

Каковы обязанности специалистов бэк-офиса?

Работники финансовых учреждений должны оформлять договоры купли-продажи ценных бумаг, вести журнал регистрации сделок. Специалист следит за перерегистрацией ценных бумаг, поскольку должна быть произведена передача прав собственности покупателю от продавца. Бэк-офис выполняет эту процедуру на основании передаточного распоряжения, содержащегося в реестре держателя ценных бумаг.

Новый владелец должен получить все необходимые документы, а специалист, в свою очередь, контролирует процесс расчета между компаниями продавца и покупателя.

На сотрудника бэк-офиса возлагается огромная ответственность, ведь малейшая ошибка, кажущаяся на первый взгляд незначительной неточностью, может привести к масштабным проблемам.

В худшем случае компания несет значительные убытки из-за признания сделки недействительной.

Сравнение фронт- и бэк-офисов

Эти два подразделения противоположны друг другу. Фронт-офис – это работа с клиентами, лицо компании. Специалисты всегда находятся на виду, от их профессионализма и находчивости зависит будущее организации. Бэк-офис – это работа в тени.

Сотрудников подразделения не все знают в лицо, но они словно пчелки-труженицы перелопачивают много важных дел.

Все специалисты работают на благо компании, но все же важно проводить черту между разными подразделениями, чтобы не перекладывать обязанности одних на плечи других.

Фронт-офис и бэк-офис имеют разный функционал. Первый работает над повышением скорости обслуживания покупателей, сохранением достоверности получаемой информации, оперативной регистрацией продаж. Второй ориентирован на анализ продаж, подготовку картотеки товаров с ценами, систему ценообразования, контроль движения продукции на складах.

Разделение подразделений может происходить как на программном, так и на аппаратном уровне. Явной границы между ними не существует, это всего лишь система понятий.

Разделение бэк- и фронт-офисов необходимо на психологическом уровне.

Руководитель компании должен понимать, что в первой подсистеме обязаны работать более профессиональные и опытные специалисты, нежели во второй, поскольку на них возлагается большая ответственность и более сложная в работа.

Источник: http://info-4all.ru/biznes/finansi/opredelenie-terminov-front-middl-i-bek-ofis-chto-predstavlyaet-soboj-rabota/

Бэк-Офис – это… Что такое Бэк-Офис?

  • Бэк-офис — операционно учётное подразделение, обеспечивающее работу подразделений, участвующих в управлении активами и пассивами организации, осуществляющей деятельность на финансовых рынках. Задачей бэк офиса является документарное и электронное оформление …   Википедия
  • бэк-офис — Часть фирмы, ответственная за деятельность, касающуюся совершенных сделок. В зависимости от организационной структуры фирмы бэк офис может быть одним департаментом либо состоять из множества структурных подразделений (таких, как: связанные с… …   Справочник технического переводчика
  • бэк-офис — бэк офис, бэк офиса …   Слитно. Раздельно. Через дефис.
  • “БЭК-ОФИС” — 1. банковское подразделение, отдел компании, выполняющее в операционных залах различные документарные операции по обслуживанию внешнеэкономической деятельности или операции с ценными бумагами; 2. отделы фирмы, собирающие, обрабатывающие и… …   Большой бухгалтерский словарь
  • бэк-офис — вспомогательные финансовые и расчетные службы, поддерживающие жизнедеятельность компании (особ. в банке) …   Словарь бизнес-сленга
  • БЭК-ОФИС — банковское подразделение, отдел компании, выполняющее в операционных залах различные документарные операции по обслуживанию внешнеэкономической деятельности или операции с ценными бумагами …   Большой экономический словарь
  • БЭК-ОФИС — (англ. back office) – термин, используемый для описания внутреннего интерфейса (средств и правил взаимодействия в банковской компьютерной системе) в отделах банка или другого финансово кредитного учреждения, служащие которых не участвуют… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь
  • Бэк-офис — Подразделение брокерской компании, выполняющее конторские операции, поддерживающие, но не включающие в себя торговлю акциями и другими ценными бумагами. Эти операции включают в себя все возможные письменные подтверждения сделок и их ликвидации,… …   Инвестиционный словарь
  • Бэк-офис — – подразделение брокерской компании, обеспечивающее исполнение сделок после их заключения и осуществляющее внутренний учет и контроль операций с ценными бумагами …   Рынок ценных бумаг. Словарь основных терминов и понятий
  • Бэк-офис (Архитектура предприятия) — Бэк офис в бизнес архитектуре Совокупность бизнес процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, организационно штатных подразделений, реализующих журнальный (регистровый) учет операций, совершенных… …   Википедия

Источник: https://dic.academic.ru/dic.nsf/business/1860

Почему Бэк-офис? 10 причин работать с нами

Наверное, каждый руководитель хотя бы раз задумывался о том, как же повысить производительность и эффективность бизнеса, но при этом существенно сэкономить. Такое желание вполне понятно и имеет место быть. Для этого Вам всего лишь потребуется обратиться к нам.

Компания Бэк-Офис готова взять все Ваши проблемы, связанные с ведением бухгалтерского учета на себя. Вы же в этот момент можете спокойно заниматься развитием и расширением своего бизнеса. Команда опытных и профессиональных бухгалтеров Бэк-Офис станет незаменим помощником Вашего бизнеса.

Бэк-Офис — это не просто ведение бухгалтерского учета организации, это грамотный подход к работе и полное сопровождение, консультирование по возникшим вопросам, всегда самые последние новости законодательства.

Компания Бэк-Офис имеет ряд отличий от других компаний, среди которых можно выделить 10 причин, почему стоит передать ведение бухгалтерского учета в компанию Бэк-Офис.

1. Экономия денежных средств.

   Содержание штата бухгалтеров в компании — это большие расходы с оплатой труда, командировок, больничных, декретных и прочих выплат. К тому же это затраты времени на обучение опытного бухгалтера. Мы же предлагаем качественные услуги по оптимальной цене, без лишних затрат.

Это не только удобно, но и позволит Вам сэкономить.

2. Экономим на рабочем месте.

   Если Вы владелец малого бизнеса, то Вам не понадобится снимать помещение, арендовать офис для бухгалтера. Вы передаете бухгалтерский учет на аутсорсинг в Бэк-Офис, тем самым избавляетесь от необходимости приобретения оборудования, офисной техники, установки бухгалтерских программ.

Это не только экономно, но и практично.

3. Выполнение работы в любых условиях, независимо от человеческого фактора.

   Вы забудете о том, что работник может заболеть и выйти на больничный, при этом процесс работы приостанавливается. В штате компании Бэк-Офис трудятся сразу несколько профессиональных бухгалтеров. Это позволит не прерывать процесс работы Вашего бизнеса. В то время когда штатный бухгалтер может быть недоволен условиями работы, наши сотрудники не имеют личной заинтересованности.

Мы гарантируем работоспособность и ответственность коллектива компании.

4. Прозрачность отношений.

   Компания Бэк-Офис — правильная организация, позволяющая обеспечить прозрачность и безопасность ведения Вашего бизнеса. Сотрудничество работы с нашей компанией обговаривается, и в договор вносятся все пункты работы. Договор содержит обязанности сторон, сроки выполнения работ, ответственность за несоблюдение принятых на себя обязательств.

Вы получаете безопасное и документально заверенное сотрудничество.

5. Ответственный подход.

   Любой бухгалтер может допустить ошибку. Разница в том, что ошибка штатного бухгалтера может дорого Вам обойтись. Это наложение штрафов и санкций, сумма которых может оказаться выше заработной платы бухгалтера.

Вам придется самостоятельно выбираться из сложившейся ситуации. Передавая ведение бухгалтерского учета в Бэк-Офис, Вы получаете письменную гарантию того, что Ваши документы и база не будут потеряны.

А вся отчетность будет составлена правильно и в срок.

Для Вас это надежность и гарантия успеха.

6. Гарантия порядка.

   Компания Бэк-Офис гарантирует правильное оформление всей документации, составление отчетности в срок, а значит и вовремя уплаченные налоги.

Это позволит Вам не думать о налоговой отчетности и оплате штрафов.

7. Качество услуг.

   Качество работы бухгалтера определяется знанием и умением применения последних изменений в законодательстве. Практика показывает, что один бухгалтер может что-то пропустить или забыть. Обращаясь в нашу компанию, Вы получаете не только опытного бухгалтера, а также юриста, аудитора, делопроизводителя.

Это позволит вести Ваш бизнес в полном соответствии с законодательством.

8. Эмоциональный комфорт.

   Проверка Вашего бизнеса и встреча с налоговыми инспекторами и контролирующими органами занятие не самое приятное. Мы готовы взять эту обязанность на себя.

Вы сэкономите не только время, но и нервы.

9. Консультирование.

   Даже опытный бухгалтер может столкнуться с непониманием какого-либо участка бухгалтерского или налогового учета. Со специалистами компании Бэк-Офис такого не случиться. Компания имеет большой опыт по аутсорсингу, накопленный при решении аналогичных задач, в частности нестандартных. Вам оперативно помогут квалифицированные консультанты, ответят на возникшие вопросы.

Вы всегда можете рассчитывать на грамотное разъяснение сложившейся ситуации.

10. Оплата за выполненную работу.

   Штатный бухгалтер это выплата заработной платы, независимо от объема работы. Сотрудничая с Бэк-Офис, Вы оплачиваете лишь за тот объем работы, который выполнен.

Это позволит Вам сэкономить и избежать ошибок ведения бухгалтерского учета.

Позвоните нам прямо сейчас!
И наша компания поможет Вам в сопровождении Вашего бизнеса!

Доверьте работу профессиональным бухгалтерам и юристам. Это выгоднее, быстрее и дешевле во всех отношениях. Заключите прямо сейчас договор на бухгалтерское обслуживание Вашей организации в Москве! Поверьте, мы знаем, что качественное бухгалтерское сопровождение и правильное ведение бухгалтерского учета уже СЕЙЧАС гораздо дешевле откладывания решения на потом! Позвоните нам: наш телефон . Мы договоримся друг с другом.При несоблюдении сроков сдачи налоговых деклараций и уплаты налогов, при не качественном ведении бухгалтерского учета налоговые органы могут начислить пени и штрафы, заблокировать расчетный счет, обратить взыскание на имущество предпринимателя или организации.

Источник: http://back-office.su/pochemu-bek-ofis/

Бэк-офис отдела продаж

Бэк-офис отдела продаж

Мы рассмотрели задачи всех сотрудников фронт-офиса. Об обмене и прямых продажах поговорим в разделе «Каналы продаж». А теперь подробнее рассмотрим бэк-офис.

Бэк-офис — это сервисная часть отдела продаж. Там располагаются юристы, касса, гарантийный отдел, администратор, водитель. Чаще всего эти функции недооценены. Но мы бы хотели начать именно с него, так как считаем, что менеджеры должны продавать.

Хороший менеджер стоит дорого и должен уметь продавать. Организацией процесса заключения сделки пусть занимаются другие люди. Если у вас все иначе, то считайте, что значительную часть своего рабочего времени ваш менеджер не продает. Если перевести в денежный эквивалент, вы недосчитаетесь миллионов.

После этого вопрос об организации бэк-офиса быстро решается

Администратор

Красивая девушка, которая с улыбкой встречает клиентов . И хороший хозяйственник, обеспечивающий фактическое функционирование офиса продаж .

В нем должно быть чисто и комфортно, не жарко и не холодно, у менеджеров должны быть обеды, а в детском уголке — карандаши и раскраски; не стоит также забывать о туалетной бумаге и мыле.

Кроме того, администратор пресекает доступ в фронт-офис посторонних людей, рекламных агентов, представителей сетевого маркетинга и т.д . Ничто не должно мешать менеджерам продавать!

Юридический отдел

Он занимается всеми процессами, требующими юридического вмешательства . Это очень важная работа, требующая постоянного внимания. Избавленный от нее менеджер сможет активнее выполнять свои прямые обязанности. Юристы играют огромную роль в сокращении цикла сделки . Бесценно, когда клиент приходит в регистрационную палату, а там для него уже занята очередь

Касса

Наличие защищенной, вынесенной в отдельное помещение кассы в офисе продаж — очень удобная вещь . Ее эффективность заключается в том, что вы сокращаете срок фактического поступления денежных средств, а зачастую и дебиторскую задолженность .

Покупателю очень удобна система «одного окна». Это сервис. Он дорогого стоит. Если нет возможности организовать кассу, то расположите офис продаж неподалеку от представительства какого-либо банка.

Тогда покупатель сможет внести деньги на расчетный счет в режиме шаговой доступности.

Гарантийный отдел

Если в зданиях, входящих в состав ваших проектов, уже живут люди, то просто необходимо выводить гарантийное обслуживание из обязанностей менеджера. Покупатели, которые привыкли к нему, начнут атаковать именно его, если у них стало дуть из окон.

И менеджер надолго выпадет из рабочего процесса. А в это время он должен продавать. В это время утекают ваши деньги! Поэтому работа менеджера заканчивается вручением «памятки новосела».

Если что-то пошло не так, то направить покупателя в гарантийный отдел должен администратор, минуя менеджера по продажам.

В этом пункте мы плавно перешли к задачам УК (управляющей компании), так как ее работа начинается там, где начинается жизнь в доме и его эксплуатация . Мы не будем рассматривать эту компанию как бизнес- единицу, а лишь поговорим о взаимодействии с жителями.

Если вас обслуживает местный ЖЭК, то вы должны знать и передавать вашим покупателям его координаты при возникновении любого вопроса, решением которого занимается УК. Если управляющая компания — это отдельный бизнес в структуре вашей компании, то позаботьтесь о следующих аспектах.

Во-первых, УК должна иметь свой сайт и быть представлена в социальных сетях, где разместит телефоны всех служб или людей, отвечающих за эксплуатацию зданий и придомовой территории .

Во-вторых, на этих площадках можно вести прямое общение с жителями, принимать заявки Управляющая компания должна работать в соответствии с вашей концепцией и придерживаться ваших принципов работы с клиентами Особенно это важно, если вы строите большой микрорайон и заселенная очередь строительства автоматически способствует продаже строящейся.

УК также влияет на формирование культуры проживания. Она может проводить различные праздники и конкурсы, объединяющие людей. От уровня чистоты и порядка в домах и дворах зависит то, захочется ли жильцам мусорить .

Бренд управляющей компании и его развитие — отдельная тема . Просто будьте полезны своим покупателям и после того, как передали им ключи и подписали акт приемки квартиры

Рассмотрим ситуацию, показывающую всю важность работы управляющей компании и ее коммуникаций с покупателями (жителями). предположим, ваш офис продаж находится в одном из домов микрорайона. Такое встречается часто.

куда пойдет человек, если у него не убирают подъезд? К менеджеру, у которого он купил квартиру два года назад. И будет долго обсуждать с ним вопросы чистоты. Нужно принимать меры, чтобы недовольный житель шел в УК. почему, вы уже поняли.

пока менеджер трудится за УК, сделки не совершаются.

Сергей Разуваев, Ольга Донская. До последнего квадратного метра.

Источник: https://2pf.ru/biznes/prodazhi/196-bek-ofis-otdela-prodazh.html

Как устроен бэк-офис интернет-магазина beauty-smart.ru

Первым интернет-магазином, открывшим карты своего бэк-офиса, стал молодой, но динамично развивающийся beauty-smart.ru. Это интернет-магазин косметики производства Великобритании и Индии, предназначенной в основном для роста ресниц, бровей, а также для ухода за кожей.

Сайт гласит «Косметика для Вашей природной красоты». И это действительно так — здесь нет декоративных средств, а только те продукты, что совершенствуют данное от рождения.

Мы пообщались с основательницей магазина Мариной Селезневой и расспросили ее о том, как идут дела в ее компании и довольна ли она работой с retailCRM.

Марина, расскажите немного о своем интернет-магазине. Когда он появился, на каком этапе Вы находитесь сейчас?

Наш интернет-магазин работает сравнительно недавно, с сентября 2014 года. И мы постепенно развиваемся. Первым шагом было создание интернет-магазина на платформе Nethouse. Хорошая платформа для тех, кто только начинает, все удобно и понятно.

Но с ростом количества заказов и, соответственно, продаж появились проблемы. Мы стали терять заказы, стали совершать ошибки, которые негативно влияли на процессинг и получаемую прибыль. Грубо говоря — таблицы excel стало недостаточно.

В платформу была встроена довольно примитивная CRM, но с помощью нее уже нельзя было адекватно работать с клиентской базой.

И в этот момент Вы поняли, что нужна какая-то новая система учета?

Да, я понимала, что нужна какая-то CRM. Весь цикл работы с заказом, от получения заявки до доставки товара покупателю, наличие товаров, все звонки, данные о клиентах — нам нужно было видеть в одном месте, а не разрозненно. Мы заказали новый сайт, чтобы его можно было интегрировать с любой системой, какую бы мы ни выбрали. Но остановились мы на retailCRM.

Почему выбор пал на наш продукт?

Мне понравилось, что у вас в самой системе есть возможность вести складской учет, подключена телефония и есть интерфейс для полноценной обработки заказов. На тот момент и на сегодняшний это именно то, что мне необходимо.

По информации на вашем сайте вижу, что вы работаете на всю Россию, пользуетесь 2 логистическими службами. Интегрировали их с retailCRM? И, может, еще какие-то сервисы?

Да, косметические средства доставляем по всей России, используем Почту России и курьерскую службу СДЭК.

Почта России у нас интегрирована с CRM, успешно пользуемся этой связкой. Особенно хочу отметить то, что из карточки заказа можно распечатывать накладные для Почты России и другие документы по шаблонам.

Мы, например, еще распечатываем стикеры на почтовые отправления из самоклеящейся бумаги. На них все данные по заказу сразу прописаны: какой товар, кому, куда, какой наложенный платеж и т.д.

Это существенно сокращает время обработки одного заказа.

Что касается интеграции с компанией СДЭК, эту интеграцию мы пока не используем. У нас много заказов из Москвы и Питера.

И когда мы оформляем доставку СДЭКом через их личный кабинет, у нас автоматически рассчитывается скидка 5% на услуги доставки. К сожалению, эти данные не передаются в retailCRM.

Плюс СДЭК отправляет клиентам смски с номером заказа и данными о доставке. Эту информацию тоже нельзя подтянуть. Поэтому пока не удается воспользоваться интеграцией со СДЭК.

*Комментарий разработчика

Действительно, информацию о скидке подтянуть в retailCRM нельзя, так как она рассчитывается исключительно при оформлении доставки в личном кабинете СДЭК. Что касается sms-рассылок о статусе доставки, мы можем настроить отправку таких сообщений из самой CRM, используя систему триггеров.

А как работаете со звонками?

У нас подключена телефония Телфин. Мы получили у них номер 8-800… и затем подключили эту цифровую АТС к retailCRM. За счет этого можем просматривать историю и результаты звонков в CRM, а также нажатием одной кнопки звонить клиенту. Это сокращает время на набор номеров у менеджеров.

Итого, вы пользуетесь при работе с заказами CRM-системой, складом, который в нее встроен, 2 логистическими службами и IP-телефонией?

Источник: https://www.retailCRM.ru/blog/78-kak-ustroien-bek-ofis-intierniet-maghazina-beauty-smart-ru

Нужен ли в отделе продаж бэк-офис?

От того, насколько правильно заполнена отчетная документация, журналы зависит планирование всей последующей работы и получение прямой прибыли. Оптимизировать расходы и сделать работу более продуктивной поможет бэк-офис.

Часто поставщики, клиенты, специалисты не могут в полной мере оценить работу отдела продаж.

А ведь от него зависит процветание бизнеса, выручка и количество сделок. На менеджерах, секретарях, помощниках часто держится практически все. От того, насколько правильно заполнена отчетная документация, журналы зависит планирование всей последующей работы и получение прямой прибыли.

Оптимизировать расходы и сделать работу более продуктивной поможет бэк-офис.

Что такое бэк-офис и его роль в работе отдела продаж

Это подразделение, которое занимается обеспечением работы всех подразделений . Он участвует в управлении активами, дает возможность снизить расходы на содержание головного офиса, сделать взаимодействие отделов более эффективным.

Благодаря такому сервисному подразделению можно предложить клиентам обслуживание VIP-уровня. Обычно в бэк-офис отдела продаж входят специалисты следующих отделов:

  • юридического,
  • административного,
  • гарантийного.

Его членами являются кассиры и водители. Все они помогают сделать работу менеджеров продаж эффективной и позволяют им рационально использовать свое рабочее время. Поэтому считается, что бэк-офис обязательно должен быть организован в отделе продаж.

Бэк-офис и контроль торговых представителей

При использовании бэк-офиса можно узнать, как контролировать торговых представителей . Для этого применяются разные инструменты.

Сегодня во многих компаниях для этого устанавливается специальное программное обеспечение. Одним их самых продвинутых является «Аймаркт».

С его помощью можно не только поддерживать взаимодействие всех отделов, но и увеличить эффективность работы торговых представителей.

Преимуществом использования приложений и ПО i-markt является возможность составления отчетов, аналитических данных. Торговые представители часто используют в своей работе i-Markt Mobile. Эта версия может работать в связке с офисными модулями, установленными у сотрудников бэк-офиса. С помощью приложения можно:

  • осуществлять более быструю и качественную передачу информации,
  • собирать фотоотчеты,
  • проводить контроль.

С использованием отдельных функций продукта специалисты разных уровней могут общаться между собой. Для этого была разработана система внутреннего чата и сообщений.

Таким образом, для организации более продуктивной работы всей торговой организации обязательно нужен бэк-офис. Для обеспечения взаимодействия между ним и другими подразделениями целесообразно использовать программу для управления менеджерами по продажам. С помощью такого подхода можно усовершенствовать работу всех структур, а значит, повысить продажи.

Также мы предлагаем нашим клиентам:

Источник: http://i-markt.ru/about/stati/nuzhen-li-v-otdele-prodazh-bekofis/

Понятие и характеристика зон фронт- и бэк-офиса предприятия сервиса

Выделим некоторые особенности организации видимой части и технологического ядра организации, предоставляющей услуги.

Рабочее пространство современного офиса, будь то торговое предприятие или страховая фирма, банк или адвокатская контора, обычно делится на две зоны: фронт-офис – это лицо предприятия, по которому клиенты судят о его надежности, солидности и компетентности сотрудников, a бэк-офис – типичная “кухня” предприятия, куда посторонним вход ограничен. В зависимости от специфики бизнеса компании, масштабности, величины занимаемой площади выбирают те или иные варианты распределения площадей на фронт- и бэк-офисы, которые им нужны.

Бэк-офисы в различных предприятиях достаточно похожи. Это помещения, как правило, кабинетного типа, объединенные по теме направленности рода деятельности подразделения.

В уже существующих административных зданиях обычно используется коридорная система расположения помещений – длинный коридор во весь просвет здания и находящиеся по обе его стороны офисы. Если же пространство подразумевает свободную планировку, т. е.

так называемый open space, то возможен и вариант отделения одного помещения от другого стеновыми перегородками, выполненными из металлической рамы и стеклянного полотна внутри.

Условное зонирование помимо офисных перегородок может быть выполнено офисными модулями, таким образом, при перестройке помещения, убирая стены, можно сэкономить площадь и сделать больше рабочих мест.

При создании рабочего пространства надо стремиться к тому, чтобы распределение кабинетов было мобильным – это поможет сэкономить время и место в случае изменения штатного расписания. Все помещения бэк-офиса скрыты от глаз клиентов и предназначены исключительно для внутренней работы предприятия.

Более того, в ряд помещений, таких как касса, комната охраны, техническая комната (сервер локальной сети и местная АТС), доступ должен быть ограничен и для сотрудников предприятия.

В зависимости от масштабности организации в геометрической прогрессии вырастает и количество необходимых внутренних служб, соответственно, увеличивается и площадь бэк-офиса для организации рабочих мест. Бухгалтерия, служба маркетинга, технические службы, службы контроля, службы безопасности, обслуживающий персонал – все требует пространства.

Интерьерная стилистика офисов и применяемые при отделке материалы практически везде одинаковы. Спокойные, невызывающие тона, возможен вариант контраста светлого и темного цветов. Плитка, ламинат или ковролин на пол, краска на стены, подвесной потолок, офисное освещение.

Фронт-офисы различаются в зависимости от деятельности организации. Это могут быть и достаточно большие пространства, как в любом торговом предприятии, что обусловлено коммерческой спецификой, и небольшие комнаты для общения и консультирования клиентов, как, например, в юридических конторах.

Важное значение во фронт-офисах отдается электронному оснащению – аудио-, видеоаппаратура, банкоматы.

Что касается отделки фронт-офисов банков, то интерьеры здесь обычно самые богатые. Стандарт офисов класса А влечет за собой применение для отделки соответствующих материалов. Очень часто используется природный камень – мрамор, гранит. Возможна штукатурка по сложным и дорогостоящим технологиям.

Хотя в конечном итоге интерьер фронт-офиса зависит от бюджета, который организация тратит на реализацию проекта. Если бюджет позволяет использовать дорогие натуральные материалы, фронт-офис выиграет от этого.

Если же нет, то даже применение искусственных материалов, таких как ламинат и керамическая плитка, дает возможность выгодно представить фронт-офис.

Если речь идет о сетевых или филиальных предприятиях, то в интерьерах фронт-офисов часто встречаются узнаваемые знаки: покрашенная в один и тот же цвет стена приемной, операционные стойки, выполненные по одному и тому же образцу, стеклянная перегородка, одинаковые светильники.

В настоящее время в оформлении офисов можно выделить три направления:

1)«екатерининский» стиль – бордовая гамма цветов с золотым акцентом; в интерьере применяются гобелены, лепнина, филенчатая разбивка стен, хрустальные люстры, зеркала, мебель с овальными формами и бархатной обивкой;

2)«советский» стиль – привычная спокойная бежевая гамма цветов, отделка с применением фанерованных древесно-стружечных плит, которыми выкладываются панели стен; в тон подбирается мебель с кожаной или суконной обивкой;

3)«европейский» стиль – контрастные цветовые сочетания, например черно-белые; в поверхностях шкафов и в конструкциях мебели (ножки столов, кресел) применяется металл.

Широко используется также обивка мебели под кожу. Предпочтительные цвета обивки – черный, белый, фиолетовый, «металлик».

Многие организации ограничивают пространство фронт-офиса комнатой переговоров. Это обусловливается видом деятельности: например, так нередко поступают юридические конторы, рекламные агентства.

Подобное разграничение на бэк-офис и фронт-офис можно увидеть и в риэлтерских агентствах, где обсуждение сделок купли-продажи недвижимости, консультации по аренде и т. д. происходят в отдельных комнатах.

Однако у крупных агентств недвижимости, имеющих десятки филиалов и отделений в одном городе, часто существует некий главный офис, где доля бэк-помещений гораздо выше, чем в других.

Возможен и вариант совмещенияв одном помещении фронт- и бэк-офисов. Примером тому могут служить небольшие архитектурные бюро, в котором работают 3-5 человек.

Часто бывает, что в силу небольшого пространства офиса рабочие места архитекторов и место переговоров с клиентами располагаются в одном помещении. Это обусловливается также и удобством работы с необходимыми материалами, каталогами, возможно, образцами.

Здесь же, работая вместе с клиентом, можно что-то исправить, изменить или добавить в дизайн-проект.

Для коммерческих торговых компаний гораздо важнее иметь большую площадь для фронт-офиса, чтобы разместить и предлагать как можно большее количество товара.

Это актуально и для продовольственных магазинов, и для магазинов аудио-видеоаппаратуры, бытовой техники, мебельных и автомобильных салонов и т. д.

Торговый зал с находящимися в нем консультантами в данном случае выступает в роли фронт-офиса, а бухгалтерия, маркетинговые службы, службы безопасности и т. д. являются бэк-офисом.

С организацией торгового зала магазина все более или менее понятно: это либо торговый зал с открытым доступом к товарам, как в любом из ныне существующих супермаркетов, – в этом случае большая площадь пространства отдается торговому залу; либо это торговый зал с отделами, расположенными по периметру помещения без свободного доступа к товару. Возможен и смешанный вариант – например, аптеки, где большинство товара может находиться в свободном доступе в зале, а часть лекарств можно приобрести только у продавца-фармацевта. В случае создания торгового зала нет необходимости тратить большие средства на богатый внутренний интерьер. Для отделки торговых залов используются специальные коллекции плитки из керамогранита, крашеные стены, зачастую их даже и не видно за стеллажами с товарами. Подвесной потолок, техническое или офисное освещение.

Владельцы автосалонов имеют собственное видение оптимальной для их бизнеса планировки. Например, в автомобильном бизнесе сейчас господствует представление об успешном автоцентре как некоей интегрированной структуре, в которой все или большинство функций (продажа и обслуживание) происходят под одной крышей.

Источник: https://megalektsii.ru/s16956t1.html

5 способов сэкономить на услугах бэк-офиса | Rusbase

Пока фронт-офис продает, встречается с покупателями и договаривается об условиях сделок, сотрудники бэк-офиса (юристы, бухгалтеры и прочие) обеспечивают им надежный тыл. Тем не менее позволить себе такой тыл молодому бизнесу нелегко.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор сервиса бизнес-аутсорсинга QOOD, рассказала Rusbase, как сэкономить на услугах бэк-офиса. 

Нанимать сотрудников с непродуманным спектром обязанностей — это одна из частых болезней роста молодых и быстроразвивающихся компаний. С одной стороны, каждый сотрудник в компании должен заниматься своим делом. С другой — принимать «лишних» людей, а потом пытаться найти им занятие — это очень неблагодарное дело.

Например, одна известная мне компания полностью отказалась от услуг штатного секретаря. Отдельные его функции оказалось выгоднее перераспределить между уже имеющимися сотрудниками и заменить продвинутыми облачными сервисами и «умной» телефонией.

Большинству компаний, независимо от размера и вида деятельности, чаще всего не нужен штатный:

  • IT-специалист (можно нанять компанию на удаленное обслуживание оборудования и подключить нужные для работы сервисы),
  • Бухгалтер (можно передать бухгалтерский учет на аутсорсинг),
  • Специалист по кадрам (рекрутинг нужен далеко не каждый день, а у тех, кто на нем специализируется, есть база кандидатов и профессиональный подход к подбору).

Небольшие функции, которые не доверишь постороннему человеку, можно пересмотреть и распределить между оставшимися сотрудниками — например, в некоторых компаниях менеджеры по продажам сами занимаются первичной документацией и сами контролируют подписание всех сопутствующих договоров и актов.

2. Правильно выберите систему налогообложения

Налоговое планирование — это целое искусство, и далеко не каждый бухгалтер может мастерски лавировать между разными налоговыми режимами.

Это функция финансового менеджмента, а не рядового бухгалтера: для налогового планирования требуется более глубокое погружение в финансовую стратегию.

Правильно выбранная система налогообложения должна отвечать всем параметрам ведения бизнеса и при этом не нести непосильную нагрузку.

В идеале налоговый режим имеет смысл пересматривать и пересчитывать хотя бы раз в год. В России часто меняется налоговое законодательство, появляются льготные налоговые режимы, не говоря уже о том, что за календарный год ваша бизнес-среда может измениться до неузнаваемости.

Может случиться, что, например, изначально у компании было мало расходов и она применяла упрощенную систему налогообложения по доходам. Потом расходная часть увеличилась, но пересчитать целесообразность применения другого налогового режима (например, УСН «Доходы минус расходы» или общая система налогообложения с льготой по НДС) никому не пришло в голову. Это довольно частая история.

Конечно, если ваши клиенты — большие компании, уплачивающие НДС, то, вероятно, у вас немного вариантов. Они наверняка захотят работать с компаниями, которые тоже находятся на общей системе налогообложения, чтобы получить возврат налога. Но и при такой ситуации необходимо искать возможности оптимизации налогов.

В результате целый год компании пришлось применять общую систему налогообложения, то есть платить 20% налога на прибыль вместо 6% налога на доходы.

3. Заранее озаботьтесь юридическими вопросами

Российские компании порой попустительски относятся к исполнению некоторых требований закона. Причем очень часто это случается только лишь из-за того, что в компании нет специалиста, который хорошо знает законодательство и может учесть тонкие моменты бизнеса.

Создайте заранее шаблоны договоров

Если вы обычно заключаете стандартные договоры с клиентами, то каждый такой шаблон договора должен быть скрупулезно вычитан юристами несколько раз. Поверьте, это в будущем сохранит вам очень много денег, времени и сил.

Правильно составленный договор убережет вас от необоснованных претензий, недобросовестных поставщиков и клиентов, подстрахует в случае ненадлежащего оказания услуг, даст основания для требования пени за просрочку платежа и со всех сторон защитит, если дело дойдет до суда.

Установите правила игры

Представим, что вашей компании периодически приходится печатать, например, рекламные брошюры. Если сотрудник вашей компании скачал для этой брошюры первую попавшуюся фотографию в интернете, у автора есть все шансы подать на вас в суд и получить компенсацию.

Лучше занять по этому вопросу принципиальную позицию и проинструктировать задействованных сотрудников о том, что права на использование изображений должны быть оформлены официально.

Это могут быть бесплатные изображения из специальных фотостоков или покупные изображения из фотобанков.

Заранее найдите хорошего адвоката

Лучше сразу понять, кто вас будет представлять в суде — может оказаться, что даже квалифицированный корпоративный юрист не очень хорошо проявляет себя в качестве адвоката, и на защиту интересов придется нанимать отдельного человека или компанию.

4. Отдайте на аутсорсинг второстепенные функции

Аутсорсинг у нас в стране не так популярен, как в Европе и США, где отдавать сторонним компаниям непрофильные функции — давно уже общепринятая бизнес-практика.

По статистике бюро занятости, в США чаще всего на аутсорсинг отдают задачи по юридическим услугам, финансового и бухгалтерского сопровождения, по обслуживанию IT-инфраструктуры, услугам call-центра, охраны, HR и так далее.

Обычно даже компаниям среднего и большого бизнеса не нужны эти специалисты в штат на постоянной основе.

А качество работ, предоставляемых на аутсорсинге, как правило, гораздо выше того, что вы получили бы, наняв за эти же деньги штатного сотрудника.

В России аутсорсинг влечет за собой и другие скрытые выгоды

Например, если вы оплачиваете услуги подрядчика, то увеличиваете расходную базу и в итоге платите меньше налогов.

В случае если берете специалиста в штат, то вашей компании придется платить за него налоги, страховые взносы и нести дополнительные расходы на обеспечение рабочего процесса.

К тому же у нас не очень выгодное для работодателя законодательство: очень часто в трудовых спорах суд встает на защиту сотрудника. Поэтому уволить даже очень плохого сотрудника может быть сложно, если он не захочет уходить по соглашению сторон или по собственному желанию.

5. Задействуйте удаленную работу

Давайте посмотрим правде в глаза: многие функции современного офиса со спокойной душой можно позволить сотрудникам делать удаленно.

Если ваш дизайнер или программист работает в Москве, а живет даже в недалеком Подмосковье, на дорогу от дома до работы и обратно он тратит от двух до пяти часов в день. Это от 10 до 25 часов в неделю или от 40 до 100 часов в месяц.

А ведь это время он мог бы потратить на семью, хобби, саморазвитие или дополнительные несколько часов сна.

В удаленной работе есть как минимум три положительных момента для самой компании.

  1. Во-первых, вы снижаете издержки на обслуживание офиса в силу того, что там будет работать меньше людей — вплоть до того, что можно снять офис меньшей площади или вовсе обойтись без него.
  2. Во-вторых, более гибкие условия для работы увеличат лояльность ваших сотрудников к компании и у вас снизится текучка (и расходы на рекрутинг замещающего специалиста).
  3. В-третьих, вы сможете расширить географию исполнителей и нанять людей там, где качество работы такое же или выше, а расходы на зарплаты ниже.

Освобожденные ресурсы можно пустить, к примеру, на то, чтобы повысить профессиональный уровень своих сотрудников — например, отправить их на повышение квалификации или на стажировку за рубеж. В условиях постоянно растущей конкуренции это точно не будет лишним.

Материалы по теме:

6 лайфхаков: как распознать недобросовестного партнера

Почему никто не захочет вложиться в вашу игровую студию

Знакомьтесь – потенциальные экономические лидеры к 2030 году

Аналитика из Кремниевой долины: инвесторов интересует не только «технологическая мекка»

Проверено на практике: после 3 километров бега мозговой штурм прекращается

12 важных метрик, которые нужно знать, прежде чем искать инвестора

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/opinion/bek-ecomika/

Что ценят сотрудники бэк-офиса? Исследование

текст: HR-Journal;презентация: HAYS

Кто в офисе самый несоциальный? А самый альтруистичный? Кто самый любознательный? Нужна ли работникам бэк-офиса свобода? А что там про гибкое расписание? Сколько тех, для кого зарплата — ничто? На самом деле речь о полезном и обстоятельном исследовании. Рекомендуем в него заглянуть.

Компания Hays Russia провела интересное исследование, подробное и обстоятельное. Тема — мотивация сотрудников бэк-офиса. Бэк-офис — это эйчары, административный персонал, финансисты и бухгалтеры, юристы, айтишники и логистики.

Прежде чем вы пойдёте смотреть само исследование (а сделать это мы очень советуем — там много полезного, да и подача лёгкая и наглядная), мы немного расскажем о том, что привлекло наше внимание.

  1. Независимость для сотрудников важнее, чем считают многие руководители: 53 % опрошенных ценят самостоятельную работу, без постоянного контроля сверху.

    Сколько таких любителей свободы среди эйчаров? Ведь традиционно их считают самыми дисциплинированными и «послушными». Вы не поверите — больше, чем среди всех прочих обитателей офиса! Точные цифры по эйчарам и другим специалистам можно посмотреть на слайде 14.

  2. Традиционно люди в офисе трудятся с 9 до 18 или с 10 до 19 часов. Руководству часто кажется, что только так и можно. Так вот, многим (41 % опрошенных) это надоело, не устраивает. Они будут благодарны, если компания введёт гибкое расписание, которое можно настроить под себя. Эта тема особенно любима айтишниками, но не только ими. Подробности тоже есть на слайде 14.

  3. Социальные факторы важнее всего для эйчаров и логистиков (кто бы сомневался!) А самые «несоциальные»… думаете, айтишники? А вот и нет! Юристы. Обо всём этом — по отраслям и с цифрами — на слайде 16.

    Кстати, некоторых эйчаров социальные факторы вообще не мотивируют — во всяком случае, так они ответили. И их не так уж мало — 14 %.

  4. Бэк-офису оказался не чужд альтруизм, и даже близок — по крайней мере, на уровне декларации: большинство (59 %) заявили, что хотят быть полезными другим. Но каждому третьему не до альтруизма: их это не трогает, не мотивирует.

    Выше всего ценят альтруистические мотивы… кто? Правильно, эйчары (78 %). А честно признают свою чёрствость… Не скажем кто 😉 Смотрите сами — это слайд 18, там ещё много любопытных цифр.

  5. Материальная мотивация. Ну, что сказать… В бэк-офисе работают реалисты! И материальные факторы у них в почёте. Лишь 3 % заявили, что всё это на них не действует.

    А самый популярный фактор в этой группе — достойная оплата и хороший соцпакет. Его выбрала почти половина работников бэк-офиса.

    Вообще, материальных факторов исследователи обозначили много, все они есть на слайде 19.

    А ещё в этом разделе можно узнать, кто и насколько ценит корпоративную культуру, кому важно, чтобы продукция была качественной, а инициатива ценилась, и так далее. Не совсем понятно, почему это отнесено именно к материальным факторам, но цифры получились интересные.

  6. Нематериальные факторы — как же без них. На первом месте — возможность учиться новому, это ценно для большинства опрошенных (61 %). Если судить по ответам, то самые любознательные — эйчары 😉 В этом разделе есть и об обучении, и о наставничестве, и о креативе, и ещё много о чём — всё с процентами и по отраслям, конечно. Нам было любопытно, загляните и вы.

А что там ещё есть интересного, в этом исследовании?

Топ-3 мотивационных факторов

Они даны отдельно по материальной мотивации, нематериальной, социальной и так далее. Данные можно посмотреть отдельно для мужчин и женщин, потому что кое-где их выбор ощутимо различался. Кстати, эти различия тоже очень показательны 😉

Что мешает бэк-офису хорошо работать?

Демотивационные факторы нужно знать так же хорошо, как и те, что мотивируют. Главный демотиватор вы посмотрите сами, а мы пока хотим обратить внимание на те, что идут следом с небольшим отрывом: это конфликты в коллективе (71 %) и непонимание со стороны руководства (65%). Кстати, там ещё много такого, о чём эйчарам и руководству неплохо бы подумать вместе. Слайд 25.

Разве эйчарам и, например, айтишникам, мешает одно и то же? Разное и в разной степени, конечно. Данные по отраслям — на слайде 26. Разглядывать его можно долго…

Что мотивирует кандидатов на позиции в бэк-офис

Позиция юристов на протяжении всего опроса очень последовательная и прагматичная, почти монолитная: 91 % на первое место поставили привлекательные условия и соцпакет. Ответы представителей других отраслей более вариативны.

…и что их демотивирует

Проще говоря, почему они могут отказаться у вас работать — как бы вы ни старались. Мастрид для рекрутеров. Впрочем, для эйчаров и руководителей тоже. Слайды 31–32.

На какие жертвы сотрудник готов ради повышения зарплаты? А чтобы сохранить работу в кризис?

Как часто сотрудники бэк-офиса меняют работу? Какие ресурсы используют при поиске работы?

Обо всём этом тоже есть. Слайды 45–53.

* * *

О чём надо помнить: есть разница между тем, что люди декларируют, и тем, что мотивирует их на самом деле. В опросах, даже в анонимных, респонденты часто стараются давать «правильные» ответы.

Поэтому очень может статься, что в действиях тех, кто выбирал альтруизм, не так уж заметно желание помогать другим. Иначе — судя по проценту «альтруистов» — многие коммерческие компании по внутренней культуре уже давно походили бы на волонтёрские организации.

Впрочем, по многим другим факторам разница между декларациями и реальностью, скорее всего, не такая существенная. В любом случае эти цифры — отличный материал для размышления.

* * *

Читайте нас в Фейсбуке и ВКонтакте. Самая быстрая HR-рассылка

условия копирования

Источник: http://www.hr-journal.ru/articles/mp/chto-motiviruet-sotrudnikov-back-ofisa.html

Оптимизируем бэк-офис «Петровича»

Оптимизируем бэк-офис «Петровича»

Представьте, что вы выстроили крупнейшую отечественную компанию в DIY-ритейле, у вас уже более 3 000 сотрудников, работающих в семнадцати строительных центрах, тысячи лояльных покупателей и даже есть самый настоящий Клуб Друзей.

Представьте, что с информационными технологиями ваша компания знакома настолько близко, что примерно половину выручки вам приносит интернет-магазин, а в вашей московской сети  покупатели делают покупки с помощью планшетов.

Что еще можно улучшить, и как современные технологии могут помочь вам сделать бизнес еще эффективнее? Именно на этот вопрос компания «Строительный торговый дом «Петрович» отвечала совместно с командой специалистов «Диджитал Дизайн», внедряя систему электронного документооборота на базе Docsvision.

Давайте займемся бэк-офисом

Безусловно, при автоматизации розничной торговли есть определенные, логически обоснованные приоритеты. Учетные системы, автоматизация точек продаж, управление товарным ассортиментом, интернет-магазин и CRM – все это занимает первые строчки рейтинга.

В настоящее время это обязательный набор автоматизации, который должен иметь каждый ритейлер, претендующий на ведущее положение не рынке. Однако для того чтобы быть действительно успешным, о задаче повышения эффективности нужно думать комплексно, оптимизируя все области работы компании.

Именно такая комплексная стратегия реализуется в «Петровиче».

Мы все знаем, что у каждого ритейлера существует множество рабочих процессов бэк-офиса, находящихся в зоне ответственности соответствующих служб: эксплуатации и строительства, бухгалтерии и финансового отдела, логистики и ИТ, юридического департамента, отделов маркетинга и мерчендайзинга и так далее.

И ежедневно практически любой ритейлер теряет деньги на этих, как правило, не бросающихся в глаза, процессах работы бэк-офиса. Именно теряет. Не завезли вовремя рекламные материалы в магазины – потеряли в продажах.

Не успели сделать дизайн баннера, вывески или не согласовали размещение – тысячи потенциальных покупателей проехали мимо вашего магазина прямо к конкуренту.

Не отследили сроки обслуживания торгового оборудования или не сделали мелкий ремонт – получите неработающую кассу. Список бесконечен.

Специфика всех этих процессов зачастую заключается в том, что в них задействовано много людей (управляющие магазинами, руководители отделов в центральном офисе, непосредственные исполнители, внешние подрядчики и т.д.), ответственность за их исполнение распределена между подразделениями и исполнителями. И на стыках между ними, в момент передачи полномочий и ответственности, процесс начинает давать сбои.

В «Петровиче» хорошо понимали, что процессы поддержки бизнеса можно сделать эффективнее. И не только понимали, но и активно действовали: в компании уже работало несколько информационных систем автоматизации внутренних сервисов.

Однако эти системы были локальными, не рассчитанными на тот масштаб бизнеса, до которого выросла компания: им уже стало не хватать функциональности, гибкости, скорости реализации изменений – в общем «запаса прочности», необходимого стремительно растущей компании.

Осознавая перспективы и стремясь поддержать рост бизнеса, менеджмент «Петровича» начал выбор новой платформы для автоматизации внутренних бизнес-процессов. Выбирали тщательно, вдумчиво и предельно рационально. И в итоге остановились на Docsvisionв качестве платформы и «Диджитал Дизайн» в качестве интегратора.

Проект автоматизации работы бэк-офиса занял несколько месяцев, и вот что было автоматизировано совместной проектной командой…

Сервисы маркетинга

Мы создали систему, позволяющую централизованно принимать все возможные заявки от пользователей в службы мерчендайзинга и маркетинга, распределять их по категориям (например, поставка POS-материалов в магазин, создание планировки торговой зоны, разработка баннеров и вывесок и т.д.), передавать исполнителям и контролировать весь процесс исполнения.

Процесс стал прозрачен как для инициаторов, так и для ответственных со стороны служб. А для менеджмента появилась возможность ведения статистики и аналитики по заявкам.

Сервисы эксплуатации

В части поддержки работы инженерной службы «Петровича» был создан инструмент, позволяющий проводить заявки на эксплуатацию по всему жизненному циклу их исполнения. 

Для крупной сети эксплуатация зданий, сооружений, торгового и прочего оборудования превращается в очень сложную задачу. Постоянно осуществляется мелкий ремонт, временами переходящий в крупный, а иногда даже капитальный. А процессы нового строительства требуют значительных временных и финансовых затрат, превращаясь в полноценные инвестиционные проекты.

Поэтому информационная система, автоматизирующая работу службы эксплуатации, должна иметь возможность поддержки совершенно разных (по этапам исполнения, срокам и количеству вовлеченных сотрудников) процессов. Именно такое решение было внедрено в «Петровиче».

Одной из особенностей системы является возможность задавать сроки исполнения по каждому этапу процесса, что позволяет формировать (а главное – контролировать) общий для компании регламент работы службы эксплуатации и текущей поддержки инфраструктуры. А еще можно указывать, какие документы должны появляться на каждом этапе развития процесса, чтобы он мог двигаться дальше.

Юридические сервисы

Совместно с командой «Петровича» сотрудники «Диджитал Дизайн» развернули ряд юридических сервисов, автоматизирующих основные задачи юридической службы компании.

Сотрудник размещает заявку в системе, после чего она перенаправляется на юриста, отвечающего за ее исполнение.

Вся информация, связанная с заявкой, хранится в системе, которая также отслеживает сроки ее исполнения и, если это требуется, позволяет согласовывать итоговые документы.

В жизни иногда происходят ситуации, когда, например, экспедитор не может забрать груз у поставщика в 100 километрах от базы, просто потому что у него просрочена доверенность.

Или ранее лояльный покупатель, столкнувшийся с задержкой ответа на свою претензию, уходит к конкуренту просто из принципа.

Благодаря внедренному в «Петровиче»решению, шанс возникновения подобных ситуаций гораздо ниже, чем у большинства других игроков B2B и B2C рынков.

Договорной документооборот и работа с первичной документацией

В рамках проекта было реализовано более 30 различных маршрутов согласования договоров (интегрированных с учетной системой на базе 1С), а также создано электронное хранилище первичных финансовых документов с возможностью передачи их на верификацию в центральный офис компании прямо из удаленного магазина или базы.

Автоматизация согласования договоров, с нашей точки зрения, оказалась самой сложной частью проекта. И здесь Андрей Матвеев, ИТ-директор «Петровича», с нами согласен: «Основные трудозатраты проекта пришлись на вопросы описания процесса согласования договоров и интеграцию Docsvision с имеющимися учетными системами компании».

И немного ИТ для службы ИТ

Для службы ИТ «Петровича» сотрудники «Диджитал Дизайн» внедрили систему учета и управления заявками в ИТ, автоматизирующую работу с обращениями пользователей и ежедневными рутинными задачами службы ИТ, такими как заведение новых пользователей.

В «Петровиче» ежегодное количество заявок в службу ИТ измеряется тысячами. Для каждого вида заявки были предусмотрены индивидуальные маршруты их обработки и перечень ответственных за их исполнение. Те заявки, которые требуют рассмотрения экспертами, согласования или инвестиций, были обеспечены соответствующими процессами.

Кроме того, был внедрен опрос удовлетворенности сотрудников качеством оказания полученных ИТ-услуг (CSI). Это позволило создать четкую и постоянную обратную связь, которая позволяет службе ИТ непрерывно совершенствовать свою работу. А для ИТ-департамента «Петровича» постоянное совершенствование является одним из ключевых приоритетов.

Итоги и выводы

Самое главное – автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести их в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.

С учетом нарастающей конкуренции можно смело утверждать, что сейчас в бизнесе мелочей не бывает. Делайте свой бизнес более эффективным, обращайтесь в «Диджитал Дизайн», а мы вам в этом поможем!

Алексей Чернышев, «Диджитал Дизайн», специально для Retail.ru

На правах рекламы

Источник: https://www.retail.ru/cases/141453/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector